Met ingang van 1 januari 2005 zijn de voorschriften op het gebied van traceerbaarheid en de meld- en informatieplicht uit de Europese Algemene Levensmiddelen Verordening (ALV) van kracht geworden. De verordening is van toepassing op iedereen die levensmiddelen en diervoeders produceert, vervaardigt, verwerkt, opslaat, vervoert of distribueert. De bedoeling van de nieuwe regels is het consumentenvertrouwen in voedselveiligheid te vergroten.
De nieuwe regels schrijven onder andere voor dat u op verzoek van de overheid informatie verstrekt over uw toeleveranciers en uw afnemers (voor zover het gaat om bijvoorbeeld horeca, instellingen of supermarkten). Bovendien bent u verplicht melding te maken van producten wanneer deze onveilig blijken voor menselijke consumptie. Zo kan een eventuele calamiteit snel ontdekt worden en kunnen verdachte producten snel en adequaat worden opgespoord en eventueel uit de handel worden genomen. Het voedselveiligheidssysteem van de meeste levensmiddelenbedrijven voldeed al aan deze voorwaarden. Met ingang van 2005 is een en ander ook wettelijk vastgelegd om de gezondheid en veiligheid van mens en dier optimaal te beschermen.
De meld- en informatieplicht heeft betrekking op onveilige producten, dat wil zeggen producten die ongeschikt of schadelijk zijn voor menselijke consumptie. U bent wettelijk verplicht melding te maken wanneer:
Wanneer u onveilige producten in de handel heeft gebracht, bent u verplicht dit te melden bij het meldpunt van de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA). Dit meldpunt is 24 uur per dag en zeven dagen per week te bereiken op het gratis telefoonnummer 0800 – 0488. Wanneer het onveilige product nog in uw bedrijf is, hoeft u dit niet te melden. U mag het uiteraard niet meer verkopen.
Wanneer u ongeschikte producten heeft geleverd, bepaalt u zelf welke maatregelen u treft. U dient de NVWA hiervan op de hoogte te houden en kunt eventueel met hen overleggen over de te nemen stappen. Per geval wordt bekeken wat de beste aanpak is. Wanneer u een product helemaal uit de handel neemt, dient u de consument hierover te informeren. Producten die reeds verkocht zijn, hoeft u niet terug te halen.
Consumenten lopen acuut gevaar wanneer ze zich kunnen verwonden, ziek worden of zelfs overlijden bij het consumeren van het levensmiddel. Wanneer u schadelijke producten heeft geleverd die een dergelijk acuut gevaar voor de volksgezondheid opleveren, moet u het meldpunt direct bellen. Schadelijke producten die reeds bij de consument terechtgekomen zijn, moeten worden teruggehaald en vernietigd.
Wanneer u onveilige producten heeft ontvangen, bent u verplicht uw leverancier hiervan op de hoogte te stellen. De leverancier moet zich in dat geval melden bij de NVWA. De ontvangen producten mogen niet verwerkt worden zolang ze verdacht zijn.
Traceren betekent dat u achterhaalt waar eventuele schadelijke grondstoffen vandaan komen en aan wie u mogelijk verdachte producten heeft geleverd. In het geval van een calamiteit eist de overheid dat u één stap voorwaarts en één stap achterwaarts kunt traceren. In geval van nood moet u binnen vier uur na een verzoek van de overheid deze informatie kunnen overleggen.
Wat aanleveren van producten betreft, dient u een overzicht bij te houden met de naam en het adres van de leverancier, het soort geleverde product en de leverdatum. Dit kan zowel digitaal als schriftelijk worden vastgelegd. Levert u aan derden, dan moet u namen en adressen van uw afnemers vastleggen plus de aan hen geleverde producten en de datum waarop deze producten zijn geleverd registreren. Dit geldt niet voor de levering aan individuele consumenten.
Om de schade preventief te beperken, kunt u een overzicht bijhouden van de hoeveelheid producten die u ontvangen en geleverd heeft en het lotnummer van deze partijen. Vooral voor bedrijven die veel verschillende ingrediënten gebruiken en diverse producten leveren kan dit interessant zijn. U legt op deze manier namelijk de koppeling tussen gebruikte ingrediënten en geleverde eindproducten. Daardoor kunt u verdachte grondstoffen en eindproducten sneller traceren.
De wettelijk verplichte gegevens worden in de meeste gevallen sowieso al bijgehouden voor bijvoorbeeld de Belastingdienst. De overheid controleert of de benodigde gegevens ergens in uw administratie staan opgeslagen en binnen vier uur op te roepen zijn. Waak er daarom voor om geen dubbele administratie aan te leggen: dit is niet nodig.
De bewaartermijn van traceergegevens is in principe vijf jaar. Als de houdbaarheidstermijn van uw product korter is dan vijf jaar, moet u de gegevens tot minimaal zes maanden na het verstrijken van de houdbaarheidstermijn van het product bewaren.
De volgende maatregelen kunt u zelf nemen om eventuele schade te voorkomen: